Procura alle liti firmata digitalmente dal cliente: cos’è e come funziona 

La giustizia civile è sempre più digitale: fascicoli telematici, documenti elettronici, comunicazioni via PEC. Questo cambiamento tecnologico non riguarda solo i tribunali ma rende più semplice e veloce anche il rapporto tra avvocato e cliente. Un esempio concreto è proprio la procura alle liti firmata digitalmente dal cliente: anche se sei lontano e non puoi passare in studio, puoi comunque conferirmi l’incarico in modo valido, sicuro e riconosciuto, usando la tua firma digitale.

1. Cos’è la procura alle liti firmata digitalmente dal cliente

La procura alle liti è l’atto di conferimento di incarico con cui il cliente autorizza formalmente l’avvocato a rappresentarlo e difenderlo in giudizio. Senza procura, l’avvocato non può agire nè compiere atti per nome e per conto del proprio cliente. L’atto deve essere sottoscritto dal cliente e poi autenticato e firmato dall’avvocato.

La novità, rispetto al passato, è che oggi per il cliente è possibile non solo sottoscrivere questo documento a penna, ma anche firmare digitalmente una procura a distanza, ottenendo lo stesso effetto della firma fatta in studio. In pratica, si passa dalla procura “cartacea” alla procura alle liti firmata digitalmente dal cliente, cioè a un documento informatico che il cliente sottoscrive con la propria firma digitale e che l’avvocato può poi autenticare.

La digitalizzazione della procura serve proprio a questo: permettere al cliente di firmare quando non può essere presente fisicamente. Non serve più stampare, firmare a mano e spedire per posta: il cliente riceve il testo predisposto dall’avvocato, lo apre sul proprio computer o dispositivo e lo firma con il certificato di firma digitale di cui è titolare.

La procura alle liti con firma digitale del cliente è pertanto un documento informatico che proviene sicuramente dal cliente (in quanto la firma digitale lo attesta in modo inequivocabile), che può essere utilizzato nelle stesse forme della procura cartacea tradizionale ed che è già idoneo ad essere inserito nel flusso telematico del PCT.

2. Come e quando la procura alle liti può essere firmata digitalmente dal cliente

Una domanda spesso ricorrente è: “la procura alle liti può essere firmata digitalmente dal cliente?” Sì, può esserlo, ma solo se il cliente possiede effettivamente uno strumento di firma digitale. Questo significa che devi avere:

• una chiavetta/token USB di firma (quelle rilasciate da Aruba, InfoCert, Poste, ecc.),
• oppure una smart card/CNS con relativo lettore,
• oppure un sistema di firma digitale remota (dove la firma si appone tramite software o app, senza chiavetta fisica).

Senza uno di questi strumenti non può esistere una procura alle liti con firma digitale del cliente.

Se il cliente ha SPID o CIE, prima di usarli per firmare la procura, deve verificare che siano stati attivati dall’ente che li ha rilasciati (provider SPID, Comune, Poste, ecc.) anche per la firma elettronica qualificata. Se sono attivi solo per l’accesso ai servizi online, non bastano per firmare la procura alle liti.

Una volta verificato che sei in possesso della firma digitale, il procedimento sarà molto facile: ti preparo il testo della procura alle liti in formato PDF, te lo invio via mail, tu lo apri e lo firmi con il tuo dispositivo, poi me lo rimandi via mail o PEC.

Questa procedura è rapida ed efficace perché:

• evita la stampa e la spedizione;
• consente di rispettare urgenze processuali anche con il cliente lontano;
• rende tracciabile il conferimento dell’incarico;
• si integra con il deposito telematico.

3. Ruolo dell’avvocato: autentica della firma a distanza

Quando l’avvocato riceve la procura alle liti firmata digitalmente dal cliente, il passaggio successivo è l’autenticazione. L’art. 83 c.p.c. richiede infatti che il difensore attesti che quella firma è proprio del suo assistito: per farlo, l’avvocato usa la propria firma digitale (quella che probabilmente già utilizza per il PCT) e sottoscrive lo stesso file.

In quel momento svolge una funzione certificativa, paragonabile a quando il cliente firma in studio davanti a lui. Senza questa autentica, la procura a distanza rischia di non essere utilizzabile nel processo, anche se il cliente ha firmato correttamente. È per questo che sia il cliente che l’avvocato devono essere dotati dei sopracitati strumenti di firma.

Oggi, grazie alla tecnologia, la procura alle liti può essere firmata digitalmente dal cliente e poi autenticata dall’avvocato senza scambio di cartaceo, con vantaggi enormi per l’organizzazione dello studio e la gestione del fascicolo. Per me che lavoro come avvocato online questa modalità è preferibile perché tutto rimane in formato elettronico, tracciabile e pronto per il deposito telematico.

4. Deposito telematico e collegamento all’atto

Una volta terminata tale incombenza (firma digitale cliente più autentica e firma digitale avvocato) la procura è pronta per essere allegata all’atto che si deve depositare o inviare. Nel processo civile telematico la procura alle liti firmata digitalmente dal cliente viene caricata come documento separato e collegata all’atto introduttivo o all’atto difensivo depositato.

Questa fase è importante per due motivi:

• consente al giudice e alla cancelleria di verificare subito che il difensore agisce con un mandato valido;
• mantiene nel fascicolo una traccia ordinata del conferimento dell’incarico.

5. Soluzione intermedia quando il cliente non ha la firma digitale

Può capitare che il cliente non disponga di firma digitale ma voglia (o debba) comunque rilasciare la procura a distanza. In questo caso, anche se la procura alle liti firmata digitalmente dal cliente è la strada migliore, si può usare una procedura alternativa: l’avvocato invia il PDF della procura, il cliente lo stampa, lo firma a penna e rimanda la scansione via mail.

A quel punto l’avvocato ristampa la scansione ricevuta e autentica in originale la firma del cliente con la propria sottoscrizione a mano. Così la procura torna ad essere una normale procura alle liti su carta, valida ai sensi dell’art. 83 c.p.c., anche se il cliente non è mai venuto in studio: è una forma di procura a distanza basata su firma autografa.

Va precisato che, in tale circostanza, per depositare nel processo civile telematico la procura a distanza del cliente, l’avvocato dovrà allegare anche un’attestazione di conformità alla copia informatica, ossia un documento nel quale dichiara che la copia digitale della procura sottoscritta dal cliente ed autenticata dall’avvocato è conforme all’originale cartaceo.

È una soluzione un po’ più macchinosa rispetto alla procura alle liti firmata digitalmente dal cliente, ma consente comunque di conferire il mandato da remoto quando il cliente non ha token, smart card o SPID/CIE abilitati alla firma.

La procura alle liti firmata digitalmente dal cliente resta pertanto la via più facile ed immediata: non è solo una comodità, è lo strumento che permette di avviare e gestire una causa anche a distanza, in modo conforme, tracciabile e perfettamente integrato con il processo civile telematico.