Segnalazione al Garante Privacy: quando farla, come funziona il reclamo e come gestire la procedura online

La protezione dei dati personali non è più, da tempo, una materia riservata solo ai tecnici o agli addetti ai lavori. Oggi riguarda chiunque: il privato che subisce l’uso improprio dei propri dati, il professionista che riceve comunicazioni indesiderate, l’impresa che deve gestire correttamente richieste di accesso e di cancellazione dei dati.

In questo contesto, la segnalazione al Garante Privacy ed il reclamo al Garante Privacy rappresentano due strumenti centrali di tutela, che meritano di essere conosciuti non soltanto sul piano teorico, ma soprattutto nella loro concreta applicazione. Il sito del Garante Privacy dedica una specifica sezione alle modalità con cui l’interessato può agire per tutelare i propri dati personali, partendo dall’esercizio dei diritti ed arrivando, quando necessario, ad attivare gli strumenti davanti all’Autorità Garante Privacy.

1. Che cos’è l’Autorità Garante Privacy e quando può intervenire

L’Autorità Garante Privacy è l’autorità amministrativa indipendente e competente in materia di protezione dei dati personali. Il suo compito non è solo sanzionatorio, ma anche regolatorio, di vigilanza e di tutela effettiva dei diritti degli interessati. Proprio per questo, chi ritiene che un trattamento dei propri dati personali avvenga in modo illecito, non deve limitarsi a verificare la violazione in astratto, ma deve valutare se vi siano i presupposti per rivolgersi all’Autorità attraverso gli strumenti previsti dall’ordinamento. 

Il Garante stesso chiarisce che la tutela è strutturata in modo graduale: prima l’interessato può esercitare i diritti verso il titolare del trattamento e, successivamente, se il problema non viene risolto o richiede un intervento ulteriore, può attivare gli strumenti davanti all’Autorità.

In questa prospettiva, occorre comprendere che l’Autorità Garante Privacy è un presidio istituzionale concreto al quale rivolgersi quando i dati personali siano stati trattati in modo non conforme al Regolamento (UE) 2016/679, cioè al GDPR, o al Codice Privacy nazionale. L’art. 77 del GDPR riconosce infatti ad ogni interessato il diritto di proporre reclamo al Garante Privacy, se ritiene che il trattamento che lo riguarda violi il Regolamento (fatto salvo ogni altro rimedio amministrativo o giurisdizionale, come prevede lo stesso Regolamento).

2. Segnalazione e Reclamo al Garante Privacy: le differenze da conoscere

Uno degli errori più frequenti consiste nel confondere la segnalazione al Garante Privacy con il reclamo al Garante Privacy. In realtà, pur essendo strumenti vicini, hanno funzione e struttura differenti: la segnalazione è prevista dal Codice privacy (art. 144), mentre il reclamo è disciplinato dal GDPR (art. 77) e dagli artt. 140-bis e seguenti del Codice. La distinzione non è meramente terminologica: incide sulla strategia di tutela, sulla redazione dell’atto e sul risultato che ci si può attendere.

2.1 Segnalazione al Garante Privacy

La segnalazione al Garante Privacy è lo strumento con cui si porta all’attenzione dell’Autorità un fatto, una condotta o una situazione che si ritiene meritevole di verifica. Ha, per sua natura, una maggiore elasticità. Serve a sollecitare l’attenzione del Garante su un possibile trattamento illecito, su una prassi discutibile, su una violazione che potrebbe riguardare anche una pluralità di soggetti. È, quindi, uno strumento utile quando il cittadino o l’impresa vogliono rappresentare un problema in modo ordinato e documentato, senza necessariamente articolare una domanda formalmente complessa.

Ad esempio: “Nel mio condominio sono state installate telecamere che sembrano riprendere aree comuni in modo eccessivo: porto il fatto all’attenzione del Garante perché verifichi.”

2.2 Reclamo al Garante Privacy

Il reclamo al Garante Privacy ha, invece, una struttura più definita ed è espressamente previsto dall’art. 77 GDPR. Anche il Codice Privacy, agli artt. 140-bis e seguenti, disciplina il reclamo davanti al Garante e prevede che l’Autorità metta a disposizione un modello, pubblicato sul proprio sito istituzionale nella sezione “Modulistica e servizi online”. Il testo normativo stabilisce inoltre che il Garante Privacy decida il reclamo entro nove mesi dalla presentazione, con possibilità di proroga fino a dodici mesi per esigenze istruttorie, e che, in ogni caso, informi l’interessato entro tre mesi dello stato o dell’esito del procedimento.

In termini pratici, la segnalazione (Garante Privacy) è particolarmente adatta quando si vuole portare all’attenzione dell’Autorità una criticità concreta; il reclamo (Garante Privacy) è invece lo strumento più tipico quando il soggetto interessato intende attivare una tutela formale e strutturata in relazione ad una violazione del GDPR o della normativa nazionale. A titolo esemplificativo:

Ad esempio: “Ho chiesto ad una società copia dei miei dati e la cancellazione di informazioni non più necessarie, ma non ho ricevuto risposta: presento un reclamo al Garante per tutelare il mio diritto.”

3. Garante Privacy e GDPR: qual è la base normativa

Quando si affronta il tema del rapporto tra Garante Privacy e GDPR, le disposizioni da conoscere e che ritengo davvero essenziali, sono tre. 

La prima è l’art. 77 GDPR, che disciplina il diritto di proporre un reclamo al Garante Privacy.

La seconda è l’art. 15 GDPR, che riguarda il diritto di accesso ai dati personali, spesso all’origine del contenzioso o della futura segnalazione Garante Privacy: molti casi nascono, infatti, dal mancato riscontro ad una richiesta di accesso (gli artt. 15-22 GDPR sono il “primo livello” da attivare verso il titolare, come ribadito dal Garante nelle sue schede sui diritti dell’interessato).

La terza è l’art. 17 GDPR, relativo al diritto alla cancellazione, che ricorre con frequenza nelle vicende di permanenza online di dati, immagini, contenuti o informazioni non più lecite o non più pertinenti.

La sezione del Garante Privacy dedicata ai diritti dell’interessato richiama espressamente gli artt. da 15 a 22 del GDPR come primo livello di tutela da esercitare nei confronti del titolare del trattamento.

4. Come presentare una segnalazione al Garante Privacy e gestire la procedura online

La procedura online è oggi la modalità ordinaria di gestione delle pratiche privacy, coerente con la natura documentale della materia. Il sito del Garante Privacy mette a disposizione una sezione dedicata alla modulistica e ai servizi online; per il reclamo Garante Privacy è pubblicato uno specifico modello, disponibile nella sezione “Modulistica e servizi online”, che può essere compilato e trasmesso anche direttamente tramite il portale, con l’indicazione delle modalità di sottoscrizione, che può avvenire con firma digitale, con firma autenticata oppure con firma autografa accompagnata da documento di identità in corso di validità. Il reclamo può essere presentato personalmente dall’interessato o tramite avvocato/associazione senza scopo di lucro, con procura.

La segnalazione al Garante Privacy ed il reclamo al Garante Privacy possono quindi essere preparati in modo ordinato, raccogliendo tutta la documentazione utile in formato digitale: e-mail, schermate, informative privacy, risposte del titolare, contratti, moduli, estratti di corrispondenza, prove dell’invio di precedenti richieste e qualunque elemento utile a ricostruire il contesto.

Dal punto di vista professionale, uno dei principali vantaggi della gestione online è proprio questo: la possibilità di lavorare su un fascicolo digitale completo, coerente e facilmente verificabile, condiviso, con scambio sicuro di documenti, utilizzo sistematico di PEC e firma elettronica.

5. Gli errori più frequenti prima di inviare una segnalazione al Garante Privacy

La mia esperienza pratica dimostra che molte segnalazioni falliscono per un’impostazione non corretta del caso. Ecco quali possono essere gli errori principali da evitare quando si presenta un’istanza al Garante Privacy:

• Redigere una segnalazione al Garante Privacy troppo generica, priva di date, di allegati e di una chiara esposizione dei fatti: questo riduce drasticamente l’utilità del procedimento, perché il Garante non è un ufficio reclami generico, ma un’autorità che decide su atti istruttori specifici;
• Confondere la tutela davanti al Garante Privacy con una domanda di risarcimento del danno: l’Autorità può intervenire a tutela della protezione dei dati personali, ma il piano risarcitorio segue regole e sedi diverse – questo riduce drasticamente l’utilità del procedimento;
• Trascurare il previo esercizio dei diritti privacy verso il titolare, quando esso sia utile o necessario per chiarire il quadro (questo riduce drasticamente l’utilità del procedimento);
• Non distinguere tra segnalazione e reclamo;
• Non allegare la documentazione essenziale;
• Non provare le richieste già rivolte al titolare;
• Formulare una richiesta confusa, troppo ampia o giuridicamente indeterminata.

Per questo, la predisposizione di una segnalazione o di un reclamo richiede un inquadramento giuridico preciso ed un corredo documentale completo. La scheda informativa del Garante Privacy chiarisce proprio che la tutela è graduata e differenziata, e che i rimedi vanno scelti in modo appropriato.

Vi sono poi casi nei quali si cerca una soluzione immediata senza avere raccolto prove sufficienti: schermate, messaggi, consensi prestati, informative ricevute, opposizioni già formulate. In materia di privacy, il dato documentale è spesso decisivo.

Non tutti i problemi in materia di dati personali richiedono il coinvolgimento dell’Autorità, ma in molti casi meritano una valutazione giuridica tempestiva. Penso, per esempio, a chi subisce la diffusione non autorizzata di dati o di immagini, a chi non riceve risposta ad una richiesta di accesso o cancellazione, a chi continua a essere contattato per finalità promozionali nonostante l’opposizione, o ancora all’impresa che si trova a gestire in modo improprio richieste privacy interne o esterne.

In tutti questi casi, una segnalazione o un reclamo possono rappresentare strumenti utili, ma soltanto se inseriti in una strategia corretta. La gestione da remoto, inoltre, è perfettamente coerente con l’evoluzione dei procedimenti in materia di protezione dei dati personali.

Lo stesso Garante Privacy, per esempio, ha previsto una procedura telematica per la notifica dei data breach attraverso il proprio portale dei servizi online, attiva dal 1° luglio 2021. Tale procedura è stata prevista da un provvedimento specifico del Garante e consente al titolare di adempiere agli obblighi di notifica ex artt. 33 e 34 GDPR tramite il portale dei servizi online, a conferma del fatto che la dimensione digitale non è un’eccezione, ma un assetto ormai strutturale.

Nel mio metodo di lavoro, la gestione digitale delle pratiche privacy è particolarmente efficace perché riduce passaggi superflui e consente una relazione più semplice tra professionista e cliente. I vantaggi sono evidenti soprattutto nei casi in cui il problema nasca online o si sviluppi attraverso strumenti digitali:

• Raccolta ordinata della documentazione in formato elettronico;
• Assistenza a distanza senza necessità di recarsi in studio;
• Riduzione dei tempi di lavorazione e dei costi organizzativi;
• Maggiore facilità nel ricostruire cronologia, invii, risposte e allegati.

7. Conclusione

La segnalazione al Garante Privacy non è un mero adempimento formale, né una semplice comunicazione amministrativa. È uno strumento di tutela che richiede chiarezza, impostazione giuridica ed adeguata documentazione.

Lo stesso vale, a maggior ragione, per il reclamo al Garante Privacy, che trova fondamento diretto nell’art. 77 GDPR e nella disciplina del Codice Privacy. Comprendere il ruolo dell’Autorità Garante Privacy, il rapporto tra Garante Privacy e GDPR, e la concreta utilità della procedura online, consente di affrontare il problema con maggiore lucidità e con le migliori prospettive di successo.