Sollecito di pagamento: come scrivere la lettera per una fattura insoluta

Hai emesso una fattura, il termine è scaduto e il cliente non paga. Il primo passo è spesso un sollecito: un intervento stragiudiziale che ti può permettere di affrontare il ritardo senza avviare subito il recupero giudiziale. Non tutte le comunicazioni, però, hanno lo stesso valore. In questa guida spiego come sollecitare un pagamento, che cosa inserire in una lettera di sollecito di pagamento e quali interessi puoi richiedere con il sollecito di pagamento della fattura scaduta. E, davanti ad una fattura non pagata, cosa fare se il debitore continua a non adempiere. Come avvocato civilista assisto privati ed imprese nel recupero dei crediti, gestendo la pratica interamente online.

1. Sollecito di pagamento: cos’è e quale valore giuridico ha

Il sollecito di pagamento non è un atto tipizzato dal codice civile. È, più semplicemente, la richiesta con cui il creditore invita il debitore a versare quanto dovuto, ed il suo valore non dipende dal nome che gli attribuisci, ma dal contenuto e dal modo in cui viene trasmesso.

La comunicazione deve individuare chiaramente il debitore, il credito e la prestazione richiesta; se contiene un’intimazione scritta e giunge al destinatario, può valere come costituzione in mora ed interrompere la prescrizione. Non servono formule sacramentali. Deve però emergere in modo inequivocabile la volontà del creditore di ottenere l’adempimento. Un generico promemoria, invece, difficilmente produce questi effetti.

Anche un’email ordinaria può essere utilizzata. Il creditore deve però poter dimostrare che la comunicazione è effettivamente giunta al destinatario. La PEC e la raccomandata A/R offrono normalmente una prova più agevole della trasmissione e della consegna.

2. Come sollecitare un pagamento

Non esiste un termine di legge entro il quale sollecitare un pagamento. Puoi inviare la richiesta dal giorno successivo alla scadenza. Occorre tuttavia considerare un aspetto: in determinate ipotesi previste dalla legge, la mora o gli interessi decorrono automaticamente, anche senza una preventiva richiesta scritta.

2.1 Dal promemoria al sollecito di pagamento formale

Un primo contatto via email o telefono può risolvere la situazione, soprattutto quando il mancato pagamento dipende da una svista contabile o da una fattura non correttamente registrata. Se non basta, conviene sollecitare un pagamento in forma scritta e con un mezzo che consenta di dimostrarne la ricezione. La prova della consegna è decisiva: senza di essa, l’effetto interruttivo della prescrizione rischia di non poter essere dimostrato.

Conviene anche annotare la sequenza dei contatti, conservando copia degli invii e delle eventuali risposte. Se il debitore contesta la fornitura o il servizio, quella corrispondenza diventa parte del materiale probatorio. Ed una contestazione tempestiva, anche solo parziale, cambia la strategia da adottare.

3. Lettera di sollecito di pagamento: cosa deve contenere

Per sollecitare un pagamento in modo efficace, una lettera di sollecito deve essere precisa e verificabile. Deve identificare le parti, indicare il numero e la data della fattura e precisare l’importo dovuto e la data di scadenza già trascorsa. Va infine indicato il titolo del credito, cioè il contratto o l’ordine da cui l’obbligazione deriva.

Nella lettera è poi opportuno assegnare un termine per il versamento ed indicare le coordinate bancarie. La richiesta di adempimento deve essere esplicita, non un semplice invito. Puoi anticipare le iniziative che valuterai in caso di silenzio. Meglio evitare, però, toni intimidatori o minacce di conseguenze non praticabili: oltre ad essere inefficaci, espongono a contestazioni.

4. Sollecito di pagamento della fattura: interessi e costi di recupero

Qui si gioca la parte più trascurata. Il d.lgs. n. 231/2002 si applica alle transazioni commerciali tra imprese o professionisti, nonché tra questi soggetti ed una pubblica amministrazione. Non si applica, invece, ai rapporti con i consumatori. In tali casi gli interessi moratori decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento, senza necessità di costituzione in mora. Il debitore può sottrarsi, però, dimostrando che il ritardo non gli è imputabile. Il tasso legale di mora è determinato sulla base del tasso di riferimento, maggiorato secondo quanto previsto dalla legge, ed il relativo valore viene aggiornato periodicamente.

Sempre nelle transazioni commerciali spetta al creditore un importo forfettario di 40 euro. È dovuto a titolo di risarcimento dei costi di recupero, senza necessità di preventiva costituzione in mora, e resta salvo l’eventuale maggior danno documentato. Negli altri rapporti, invece, gli interessi decorrono dal momento della mora, che può derivare dalla richiesta scritta del creditore oppure verificarsi automaticamente nei casi previsti dall’art. 1219 c.c. Ecco perché il sollecito di pagamento della fattura ha un valore economico concreto, a condizione che sia ben formulato e che se ne possa provare la ricezione.

5. Fattura non pagata: cosa fare dopo il sollecito

Quando il sollecito non produce effetti, la domanda diventa un’altra. Davanti ad una fattura non pagata, cosa fare per non perdere il credito? Occorre verificare innanzitutto se la comunicazione già inviata abbia valore di costituzione in mora. Il passaggio successivo può consistere in una diffida formale, predisposta direttamente dal creditore o con l’assistenza di un avvocato, oppure nell’avvio dell’azione giudiziale.

Una precisazione importante: la diffida ad adempiere ex art. 1454 c.c. non è una versione più severa del sollecito di pagamento. È uno strumento destinato a provocare la risoluzione del contratto, se l’inadempimento persiste nel termine assegnato, e va quindi utilizzata soltanto quando il creditore è realmente interessato allo scioglimento del rapporto. Se il tuo obiettivo è incassare, non è la strada da percorrere.

5.1 La fattura elettronica basta per il decreto ingiuntivo?

L’art. 634 c.p.c. riconosce espressamente come prova scritta idonea anche la fattura elettronica trasmessa attraverso il Sistema di interscambio. La previsione riguarda i crediti relativi a somministrazioni di merci o denaro ed a prestazioni di servizi effettuate da imprenditori commerciali o da lavoratori autonomi. La fattura può quindi consentire l’emissione del decreto ingiuntivo.

Resta però un documento formato unilateralmente dal creditore. Se il debitore propone opposizione, sarà normalmente necessario dimostrare anche il rapporto sottostante. Servono, ad esempio, il contratto, l’ordine o il preventivo accettato, ma possono rilevare anche il documento di consegna, la corrispondenza o la prova dell’esecuzione del servizio. Un sollecito di pagamento rimasto senza contestazioni può assumere rilievo nel quadro probatorio complessivo, ma il silenzio del debitore non equivale, da solo, al riconoscimento del credito.

5.2 Fattura non pagata e prescrizione del credito

Chiedersi, davanti ad una fattura non pagata, cosa fare significa anche controllare i termini. Il termine ordinario di prescrizione è di dieci anni, salvo che la legge preveda un termine diverso. La prescrizione quinquennale si applica, tra l’altro, agli interessi. Riguarda poi le prestazioni da pagare periodicamente ad anno o in termini più brevi. Non vale però per qualsiasi fattura emessa con cadenza ricorrente. Per alcune categorie di crediti esistono inoltre prescrizioni presuntive di durata inferiore, soggette ad una disciplina particolare.

Il termine va quindi verificato sulla base della natura concreta del rapporto e della prestazione. Va poi ricordato che l’interruzione non sospende semplicemente il decorso: dal giorno dell’atto interruttivo inizia a decorrere un nuovo periodo di prescrizione. Un sollecito di pagamento della fattura inviato per tempo, e di cui si conservi la prova, può quindi rimettere in moto il conteggio a tuo vantaggio.

6. Sollecito di pagamento e recupero del credito online

Il mio studio lavora in modalità digitale. Tu mi invii per email o PEC le fatture, il contratto e la corrispondenza già scambiata. Io verifico il titolo del credito, il termine di prescrizione e la disciplina applicabile agli interessi, poi predispongo la lettera di sollecito di pagamento o l’atto più adatto al tuo caso.

L’invio avviene con un mezzo idoneo a provarne la ricezione, e monitoro la risposta della controparte. Se il debitore contesta, valutiamo insieme se la contestazione è fondata prima di procedere. Ci confrontiamo in consulenza legale online, ed il preventivo ti viene indicato prima di iniziare.

7. Domande frequenti

Il sollecito di pagamento della fattura interrompe la prescrizione?
Può interromperla se individua il debitore ed il credito e contiene un’intimazione scritta di adempimento, purché si possa dimostrare che è giunta al destinatario.

Quante volte posso sollecitare un pagamento?
Non esiste un numero prestabilito. In genere è utile inviare un primo promemoria e, in mancanza di risposta, una richiesta formale. Ripetere indefinitamente lo stesso sollecito raramente è efficace: è preferibile valutare il passaggio successivo.

La lettera di sollecito di pagamento deve essere inviata da un avvocato?
No. L’assistenza di un avvocato può però essere utile per verificare il credito, calcolare interessi e costi, interrompere correttamente la prescrizione e predisporre la successiva azione di recupero.

Con una fattura non pagata, cosa fare per prima cosa?
Verificare il termine di prescrizione e la documentazione a supporto del credito. Poi inviare una richiesta scritta di cui si possa provare la ricezione.

Basta un’email o serve la PEC?
Conta la possibilità di provare la ricezione. L’email ordinaria può bastare se il destinatario risponde o riscontra il messaggio, ma la PEC e la raccomandata A/R offrono una prova più solida.

Posso chiedere gli interessi di mora?
Sì, se il credito è scaduto e ricorrono i presupposti di legge. Nelle transazioni commerciali decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza. Negli altri casi decorrono dal momento della mora, salvo le ipotesi in cui questa si verifica automaticamente.

8. Conclusione

Un sollecito ben formulato rappresenta un primo intervento proporzionato. Può favorire il pagamento o l’apertura di una trattativa. Se non produce effetti, costituisce comunque una base utile per le successive iniziative, purché il contenuto e la ricezione siano adeguatamente documentati. Raccontami il tuo caso, con le fatture alla mano: valuto la strategia più efficace e ti indico tempi, costi e prospettive di recupero.